MENETAPKAN KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

OLEH   : NUR ROHMAH / SMK CENDIKA BANGSA / KELAS IX ADMINISTRASI PERKANTORAN

MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIPAN

MENETAPKAN KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT KERASIPAN

A.     Pengertian Arsip

Secara etimologi (asal-usul kata), kata “arsip” berasal dari :

1.       Bahasa yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu.

2.       Bahasa latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang.

3.       Bahasa inggris, yaitu archieveartinya kumpulan warkat ; “record” artinya sekumpulan warkat/informasi.

4.       Bahasa belanda, yaitu archief artinya warkat.

5.       Bahasa jerman, yaitu archivalen artinya warkat.

Dari pengertian tersebut disimpulkan : arsip adalah catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalambentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Contohnya : surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, kuitansi, hasil faximile, faktur, daftar, memo, gambar, laporan, peta, disket, dan sebagainya.

Surat/warkat baru dapat disebut sebgai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1.       Mempunyai arti.

2.       Mempunyai kegunaan.

3.       Disimpan dengan teratur.

B.      Jenis - Jenis Arsip

1.       Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

a.       Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh : surat, kwitansi, faktur dan foto.

b.      Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh : disket, flash disk, mikro film, dan rekaman pada pita kaset.

2.       Jenis - Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya

a.       Financial record, yaitu arsip yang berisi catatan-catatan menegenai masalah keuangan. Contoh : kwitansi, giro, cek dan kartu kredit.

b.      Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh : catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.

c.       Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepagawaian. Contoh : suarat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.

d.      Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh : data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

e.      Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh : arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

3.       Jenis – Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya

a.       Lembaga Pemerintahan

1)      Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasioanl Republik Indonesia).

2)      Arsip nasional disetiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasioanl Daerah).

b.      Instansi pemerintah/swasta

1)      Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi.

2)      Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

4.       Jenis – Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

a.       Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh : surat undangan dan surat pemberitahuan.

b.      Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu.contoh : surat lamaran kerja dan surat tagihan.

c.       Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh : surat perjanjian dan surat kontrak.

d.      Arsip sangat pentung (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh : naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

e.      Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh : hasil penelitian pegawai dan strategi pemasaran.

5.       Jenis – Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

a.       Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan  pada umunya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adinistrasi negara.

1)      Arsip aktif, yaitu arsip yang diguanakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

2)      Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi terkadang masih diperlukan.

3)      Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai refersensi atau pemberi keterangan semata.

b.      Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

C.      Nilai Guna Arsip

1.       Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi, pemberitahuan. Contoh : surat pengumuman.

2.       Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh : akta kelahiran, surat perjanjian, dan kwitansi.

3.       Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh : teks proklamasi.

4.       Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh : hasil karya tulis.

5.       Nilai Guna Fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Contoh : Kwitansi dan bukti pembayaran pajak.

Menurut Vernon B.Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED

A = Administrasi Value (Nilai Administrasi)

L = Legal Value (Nilai Hukum)

F = Fiscal Value (Nilai Keuangan)

R = Research Value (Nilai Penelitian)

E = Education Value (Nilai Pendidikan)

D = Documentation Value (Nilai Dokumentasi)

Untuk mengingat betapa pentingnya arsip, maka ingatlah singkatan ini :

A = Amankan

R = Rawat

S  = Semua

I = Informasi

P = Penting

D.      Pengertian Kearsipan

Kerasipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, an penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Tujuan penyelenggaraan arsip :

1.       Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur,dan aman.

2.       Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.

3.       Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang diutuhkan.

4.       Untuk menghemat tampat penyimpanan

5.       Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

6.       Untuk menjaga kelestaraian arsip.

7.       Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

E.       Jenis – Jenis Peralatan Kerasipan

Peralatan Kerasipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain :

1.       Sebagai sarana penyimpanan arsip.

2.       Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan.

3.       Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Sebelum mempertimbangkan berbagai macam peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut :

1.       Pengarsipan horizontal, yaitu penenpatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), di mana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2.       Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet ke belakang.

3.       Penyimpanan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

Macam-macam peralatan kerasipan antara lain sebagai berikut :

1.       Filling cabinet

Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.  Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke belakang.  Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).  Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci.  Penyimpanan arsip yang terlalu padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya.  Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.  Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder.  Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuat.

2.       Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.  Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.  Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.  Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3.       Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.  Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map.

4.       Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).  Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.  Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.  Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

5.       Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.  Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.  Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.  Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

a.       Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.  Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b.      Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map.  Map ini tidak mempunyai daun penutup.  Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit.  Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c.       Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup.  Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja.  Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical.  Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d.      Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.  Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.  Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

6.      Guide

Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.  Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:

a.       Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau   indeks (pengelompokan) arsip.

b.      Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:

c.       Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

d.      Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

e.       Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

7.      Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.  Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip.  Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

8.      Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.  Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia.  Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples.  Stapler dan stapler berbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.Jangan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per tetap kuar.  Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler.  Stapler sangat popular sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

a.       Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

b.      Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

c.       Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

9.      Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.  Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:

a.       Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b.      Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

c.       Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.Perforator digerakkan dengan tenaga manusia.  Cara kerja dan komponennya mekanis.  Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm.  perforator terbuat dari logam.  Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:

d.      Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar.  Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

e.       Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforat c.Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10.  Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.  Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut:

a.       Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

b.      Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan.  Cara kerja dan komponennya mekanis.  Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya.  Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tampat tertutup dan kering.  Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut:

a.       Beri tinta pada bantalan huruf.

b.      Atur nomor awal.

c.       Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11.  Kotak/ box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.  Biasanya terbuat dari karton tebal.  Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.  Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

12.  Alat sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.  Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan.  Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.  Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).

13.  Label

Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.  Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

14.  Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan tunuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan.  Di bagain dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas.  Tickler file berfungsi sebagai alat  pengingat bagi petugas arsip.

15.  Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (Card Index) Cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.  Di dalam cardes terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.  Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

16.  Steples

Steples merupakan salah satu peralatan arsip kantor yang berkaitan erat dengan stapler. Yang mana fungsi steples adalah sebagai isi dari stapler agar dapat digunakan dengan baik . tanpa staples,stapler pun tidak dapat digunakan.

F.     Jenis – Jenis Perlengkapan Kerasipan

Perlengkapan Kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat), artinya bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.

Beberapa perlengkapan kearsipan, antara lain sebagai berikut :

1.      Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip atau warkat yang disimpan, gunannya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

a.       Judul/nama surat,

b.      Nomor surat,

c.       Hal surat,

d.      Tanggal surat,

e.       Kode surat,

f.       Kode kartu indeks.

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

2.      Kartu Tunjuk Silang

Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk ysng terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar pelu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja, waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan.

Beberapa kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain :

a.       Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

b.      Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet, misalnya : peta dan gambar.

3.      Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)

Lembar pinjam arsip atau outslip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Kegunaan lembar pinjam arsip :

a.       Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

b.      Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.

c.       Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksut sedang dipinjam.

d.      Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.

e.       Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut :

a.       Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa tersebut sedang dipinjam.

b.      Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.

c.       Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

4.      Map Pengganti (Out Folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya 1 surat, tetapi 1 map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuatkan 1 map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.

5.      Buku Arsip

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.